Met de lente voor de deur is het tijd voor de schoonmaak. Ook in onze administratie kunnen we een en ander op orde zetten. Maar welke documenten moeten we nu eigenlijk bijhouden en hoe lang?

De volgende documenten moeten we bewaren:

• Facturen (zowel aan- als verkoop)
• Bestelbonnen/leveringsbonnen
• Bankuittreksels
• Contracten
• Grootboeken
• Inventaris
• Aandelenregister
• Briefwisseling en mails
• Boekhoudprogramma

Eigenlijk gaat het om alle boekhoudkundige documenten die betrekking hebben op zowel BTW als op de belastingen.

Hoe bewaren

Deze documenten mogen zowel op papier, digitaal of een combinatie worden bewaard. Men moet wel de leesbaarheid kunnen garanderen gedurende de volledige verplichte bewaartermijn.

Hoe lang bewaren?

Volgens de regels moeten we de documenten bewaren voor een periode van 7 jaren. Wat wil zeggen dat we alles moeten bijhouden tot het verstrijken van het zevende boekjaar. Te tellen vanaf 1 januari van het jaar of vanaf de eerst dag van het boekjaar dat volgt op de afsluiting van je boekjaar.

Voorbeeld:  Als je boekjaar 2018 afsluit op 20 april 2019, dan zal je de documenten moeten bijhouden tot 21 april 2026.

Waar bewaren?

Normaliter op de zetel van de vennootschap. Maar geen bezwaar indien deze tijdelijk bij de accountant liggen ter verwerking. Ze mogen niet permanent op een andere plaats worden ondergebracht.

Je mag de documenten ook digitaal, in ‘the cloud’ bijhouden. Eén voorwaarde: de documenten moeten vanuit België steeds toegankelijk zijn.

Uitzondering op de standaard termijn

Sommige documenten hebben andere bewaartermijnen die wettelijk zijn vastgelegd.

Investeringsfacturen: tot 7 jaar na de laatste afschrijving.

Onroerende goederen: tot 15 jaar en zelfs tot 25 jaar bijhouden. Dit omdat de afgetrokken btw gedurende 15 jaar kan worden herzien. Vanaf 2019 is de termijn dus verlengd naar 25 jaar.

Fiscaal overgedragen verliezen: Indien je fiscale verliezen in mindering brengt op je aangifte moet je die boekhouding z bijhouden tot de controletermijn op dat boekjaar verlopen is.

Tabel bedrijfsmiddelen: elke belastingplichtige moet een tabel der bedrijfsmiddelen aanleggen en bijhouden waarmee men de aftrek en de herzieningen die hij heeft verricht kan controleren. Deze tabel moet worden bewaard gedurende 7 jaar vanaf het verstrijken van het bedoelde herzieningstijdvak. Dus 25 jaar + 7 jaar = tot 32 jaar.

Wat mag je dan wel weggooien?

Alles van voor 2012 mag je versnipperen, deleten of verbranden. Houd wel rekening met de uitzonderingen.

Ook klaar voor de lenteschoonmaak? Nog vragen over welke documenten u mag weggooien? Neem contact op met Finum Accountants!