Het is begin 2026 en 2027 lijkt nog “ver weg”. Toch is het verstandig om nu al even stil te staan bij wat eraan komt. Vanaf 2027 zou tijdsregistratie verplicht worden voor elke Belgische onderneming. Dat betekent dat je als werkgever objectief en betrouwbaar moet kunnen bijhouden wanneer medewerkers hun werkdag starten en eindigen, en welke prestaties er geleverd werden.

Hoewel de concrete uitwerking nog verder vorm krijgt, is de richting duidelijk: tijdsregistratie wordt een algemene verplichting, niet langer enkel iets voor specifieke sectoren of grote bedrijven. Met nog ongeveer 11 maanden om je hierop voor te bereiden, loont het om tijdig te bekijken wat dit in jouw organisatie praktisch betekent.

Waarom deze verplichting?

De doelstelling is in hoofdzaak duidelijkheid en bescherming. Tijdsregistratie moet helpen om arbeidstijdregels correct toe te passen, discussies over overuren te verminderen en controle mogelijk te maken. Voor ondernemingen betekent dit vooral dat je processen transparanter moeten worden en dat je bij vragen of controles eenvoudig kan aantonen hoe arbeidstijd georganiseerd is.

Voor wie geldt dit?

De maatregel is bedoeld voor alle Belgische ondernemingen, dus ook voor kmo’s. Dat maakt het extra relevant: waar grotere organisaties vaak al met systemen werken, gebeurt tijdsregistratie in kleinere bedrijven nog geregeld via informele afspraken, agenda’s of losse Excelbestanden. Dat zal in veel gevallen niet meer volstaan.

Wat moet je concreet registreren?

De kern blijft eenvoudig: je moet kunnen vastleggen wanneer iemand begint en stopt met werken. Afhankelijk van hoe de wetgeving finaal wordt ingevoerd, zal het ook belangrijk zijn om pauzes, afwijkingen van uurroosters, overuren of telewerk correct te kunnen aantonen. Werk je met flexibele uurroosters of glijdende uren, dan wordt een goed systeem nog belangrijker om misverstanden te vermijden.

Hoe bereid je je hier als werkgever op voor?

Begin met een korte reality check in je onderneming:

1. Hoe registreren we vandaag de arbeidstijd

2. Waar zitten de risico’s of onduidelijkheden

3. Welke medewerkers werken mobiel of op afstand

4. Hoe sluit dit aan bij ons arbeidsreglement en de afspraken met het sociaal secretariaat

Daarna kun je bepalen wat het best past bij jouw organisatie. Dat kan gaan van een eenvoudige digitale tool tot integraties met planning, projectopvolging of payroll. Belangrijk is vooral dat het systeem betrouwbaar is, makkelijk in gebruik en bruikbaar als bewijs.

Typische valkuilen voor kmo’s

In de praktijk zien we dat kmo’s vooral hierop struikelen:

• Te laat starten, waardoor implementatie snel snel moet gebeuren

• Een systeem kiezen dat niet past bij telewerk, werven, klantenbezoeken of wisselende roosters

• Gebrek aan interne afspraken, waardoor registratie niet consequent gebeurt

• Geen link met arbeidsreglement of loonadministratie, waardoor fouten ontstaan

Door nu al te plannen, voorkom je dat tijdsregistratie in 2027 een last minute verplichting wordt.

Wij helpen graag

Tijdsregistratie is in de eerste plaats een HR en arbeidsrechtelijk thema, maar de impact loopt door tot in je administratie, kostenstructuur en interne organisatie. Finum Accountants helpt je graag om dit praktisch te benaderen: waar sta je vandaag, wat heb je nodig tegen 2027 en hoe zorg je dat je processen kloppen met je loonadministratie en interne afspraken.

Wil je je al voorbereiden, zonder onnodige complexiteit?

Hoewel de concrete uitwerking nog verder vorm krijgt, is de richting duidelijk: tijdsregistratie wordt een algemene verplichting, niet langer enkel iets voor specifieke sectoren of grote bedrijven. Met nog ongeveer 11 maanden om je hierop voor te bereiden, loont het om tijdig te bekijken wat dit in jouw organisatie praktisch betekent.

Waarom deze verplichting?

De doelstelling is in hoofdzaak duidelijkheid en bescherming. Tijdsregistratie moet helpen om arbeidstijdregels correct toe te passen, discussies over overuren te verminderen en controle mogelijk te maken. Voor ondernemingen betekent dit vooral dat je processen transparanter moeten worden en dat je bij vragen of controles eenvoudig kan aantonen hoe arbeidstijd georganiseerd is.

Voor wie geldt dit?

De maatregel is bedoeld voor alle Belgische ondernemingen, dus ook voor kmo’s. Dat maakt het extra relevant: waar grotere organisaties vaak al met systemen werken, gebeurt tijdsregistratie in kleinere bedrijven nog geregeld via informele afspraken, agenda’s of losse Excelbestanden. Dat zal in veel gevallen niet meer volstaan.

Wat moet je concreet registreren?

De kern blijft eenvoudig: je moet kunnen vastleggen wanneer iemand begint en stopt met werken. Afhankelijk van hoe de wetgeving finaal wordt ingevoerd, zal het ook belangrijk zijn om pauzes, afwijkingen van uurroosters, overuren of telewerk correct te kunnen aantonen. Werk je met flexibele uurroosters of glijdende uren, dan wordt een goed systeem nog belangrijker om misverstanden te vermijden.

Hoe bereid je je hier als werkgever op voor?

Begin met een korte reality check in je onderneming:

1. Hoe registreren we vandaag de arbeidstijd

2. Waar zitten de risico’s of onduidelijkheden

3. Welke medewerkers werken mobiel of op afstand

4. Hoe sluit dit aan bij ons arbeidsreglement en de afspraken met het sociaal secretariaat

Daarna kun je bepalen wat het best past bij jouw organisatie. Dat kan gaan van een eenvoudige digitale tool tot integraties met planning, projectopvolging of payroll. Belangrijk is vooral dat het systeem betrouwbaar is, makkelijk in gebruik en bruikbaar als bewijs.

Typische valkuilen voor kmo’s

In de praktijk zien we dat kmo’s vooral hierop struikelen:

• Te laat starten, waardoor implementatie snel snel moet gebeuren

• Een systeem kiezen dat niet past bij telewerk, werven, klantenbezoeken of wisselende roosters

• Gebrek aan interne afspraken, waardoor registratie niet consequent gebeurt

• Geen link met arbeidsreglement of loonadministratie, waardoor fouten ontstaan

Door nu al te plannen, voorkom je dat tijdsregistratie in 2027 een last minute verplichting wordt.

Finum Accountants denkt mee

Tijdsregistratie is in de eerste plaats een HR en arbeidsrechtelijk thema, maar de impact loopt door tot in je administratie, kostenstructuur en interne organisatie. Finum Accountants helpt je graag om dit praktisch te benaderen: waar sta je vandaag, wat heb je nodig tegen 2027 en hoe zorg je dat je processen kloppen met je loonadministratie en interne afspraken.

Wil je je al voorbereiden, zonder onnodige complexiteit? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder