Sinds oktober 2018 moeten Belgische vennootschappen, vzw’s en andere juridische entiteiten hun zogeheten “uiteindelijke begunstigden” (UBO’s) registreren in het UBO-register. Dit is niet zomaar een administratieve formaliteit: het maakt deel uit van de Belgische inspanningen om witwassen, fiscale fraude en terrorismefinanciering tegen te gaan.

Voor tal van ondernemers en verenigingen is dit echter een tijdrovende en complexe opdracht. Finum Accountants staat klaar om deze last van je schouders te nemen.

Waarom is registratie in het UBO-register noodzakelijk?

• Het UBO-register zorgt ervoor dat de Belgische autoriteiten weten welke natuurlijke personen er “achter de schermen” van je bedrijf of vereniging zitten.

• Deze transparantie is cruciaal in de strijd tegen witwassen van geld, belastingontduiking en de financiering van terrorisme.

• Door correcte UBO-gegevens in te voeren, vermijd je juridische risico’s en boetes.

Wie moet zich registreren?

De registratieplicht geldt voor uiteenlopende entiteiten:

• Vennootschappen (bvba, nv, ...)

• (i)VZW’s en stichtingen

• Trusts, fiducieën en vergelijkbare juridische structuren 

De term UBO (Ultimate Beneficial Owner) verwijst naar natuurlijke personen die:

1. Direct of indirect meer dan 25% van de aandelen of stemrechten bezitten.

2. Zeggenschap uitoefenen, bijvoorbeeld via vetorechten, aandeelhoudersovereenkomsten of het benoemen van bestuurders.

3. Indien er geen UBO’s gevonden worden via 1 of 2, valt de aandacht op het hoger leidinggevend personeel (CEO, zaakvoerder, …)

Belangrijk: als aandeelhouders of bestuurders zelf constructies zijn (andere vennootschappen, fiducieën …), moet je nagaan wie daarachter de natuurlijke personen zijn – want de UBO moet altijd een natuurlijk persoon zijn. 

Welke gegevens moet je registreren?

Bij de registratie van je UBO(s) zijn de volgende gegevens verplicht:

• Voornaam, familienaam en geboortedatum

• Nationaliteit (of nationaliteiten) 

• Rijksregisternummer of BIS-nummer (met speciale procedures als de persoon niet Belg is) 

• Verblijfadres 

• De datum waarop de persoon UBO werd 

• Tot welke UBO-categorie de persoon behoort (direct, indirect, leidinggevend) 

• Of de UBO alleen is of samen met anderen

• Ondersteunende documenten die bewijzen dat de informatie juist, adequaat en actueel is

• Bij onrechtstreekse UBO’s: gegevens van tussenpersonen

Verplichting tot jaarlijks bevestigen en wijzigingen melden

• Je moet minstens één keer per jaar bevestigen dat de ingediende UBO-gegevens nog steeds correct zijn.

• Verandert er iets? Dan moet je die wijziging binnen 30 dagen doorgeven aan het UBO-register. 

• Zowel bestuurders als UBO’s delen hierin verantwoordelijkheid: beide moeten zorgen dat de juiste informatie bekend is.

Wie kan je UBO-gegevens inzien?

• Bepaalde overheidsdiensten zoals politie, parket en de fiscus hebben toegang.

• Beroepsgroepen die aan cliëntonderzoek doen (zoals accountants, notarissen, advocaten) kunnen de data ook raadplegen. 

• Niet alle data is publiek: gevoelige gegevens zoals je rijksregisternummer en verblijfplaats zijn afgeschermd en alleen zichtbaar voor wie een “legitiem belang” kan aantonen.

• In bepaalde gevallen kan je zelf vragen om extra afscherming van je gegevens, bijvoorbeeld bij risico’s zoals intimidatie.

Gevolgen van niet-naleving

De wet voorziet in duidelijke sancties:

1. Administratieve boetes tussen € 250 en € 50.000 als je de verplichtingen niet nakomt (informatie niet of te laat doorgeven, onjuiste gegevens, jaarlijkse bevestiging ontbreekt …)

2. Schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO): bij aanhoudende niet-naleving kan je entiteit automatisch uit de KBO worden geschrapt.

3. Mogelijk ook zwaardere sancties volgens bepaalde interpretaties (bv. in vroegere wetgeving) zoals boetes tot € 40.000, afhankelijk van ernst en herhaaldelijkheid.

Wat verandert er binnenkort?

• Er komt een vereenvoudigde en gebruiksvriendelijke versie van het UBO-register. Volgens recente plannen wordt het systeem gekoppeld aan MyMinfin, het Rijksregister, de KBO en eStox. 

• Dankzij die koppelingen moet je informatie maar één keer invullen, wat de administratieve last sterk vermindert. 

• Deze nieuwe versie wordt verwacht rond midden 2026.

Hoe kan Finum Accountants je ondersteunen?

Bij Finum Accountants begrijpen we dat de UBO-registratie vaak voelt als een extra administratieve barrière. Daarom bieden wij:

• Volledige begeleiding bij de eerste registratie van jouw vennootschap of vereniging in het UBO-register.

• Jaarlijkse opvolging en bevestiging van je UBO-gegevens, zodat je altijd in regel bent.

• Snelle afhandeling van wijzigingen in je UBO-structuur: wij rapporteren wijzigingen binnen de wettelijke termijn.

• Proactieve ondersteuning en advies, zeker wanneer de nieuwe, vereenvoudigde UBO-tool in 2026 beschikbaar komt.

• Begeleiding bij afschermingsaanvragen als jouw UBO-gegevens gevoelig zijn en je extra bescherming wil.

Met Finum kies je voor zekerheid, ervaring én rust. Zo kan jij je focussen op wat echt telt: de groei van jouw bedrijf of vzw.

Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder.